২০/১০/২০২৬

স্কুল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার: কেনার আগে যা যাচাই করবেন

সৈয়দপুরে আমরা যেসব স্কুলে যাই, তার বেশিরভাগে তিন রকম খাতা চলে। ভর্তির খাতায় ছাত্র-ছাত্রীর তথ্য। আলাদা খাতায় মাসিক বেতন, কোথাও কোথাও প্রতিটি শ্রেণির জন্য আলাদা খাতা। আর টার্ম শেষে ফলাফল টাইপ হয় এক্সেল বা ওয়ার্ডে, তারপর মার্কশিটের জন্য আবার টাইপ। কাগজে কাজ করায় দোষ নেই। সমস্যা শুরু হয় যখন প্রধান শিক্ষক একটা সহজ প্রশ্ন করেন, যেমন “নবম শ্রেণির কতজনের আগস্টের বেতন বাকি?”, আর উত্তর বের করতে কারও পুরো বিকেল চলে যায়।

যেকোনো স্কুল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারের আসল পরীক্ষা এই প্রশ্নটাই। এই লেখায় থাকছে বাংলাদেশের স্কুল-কলেজের জন্য এমন সফটওয়্যারে কী থাকা দরকার, টাকা দেওয়ার আগে কী জিজ্ঞেস করবেন, আর প্রতিভা বানাতে গিয়ে আমরা কী শিখেছি। প্রতিভায় এখন তিনটি প্রতিষ্ঠানের ১,৩৩৮ শিক্ষার্থীর তথ্য আছে।

স্কুল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে কী থাকা দরকার

ফিচারের লম্বা তালিকা বাদ দিলে একটা স্কুলের সফটওয়্যার থেকে চারটা জিনিস লাগে।

১. প্রতিটি শিক্ষার্থীর একটি রেকর্ড। নাম, অভিভাবক, শ্রেণি, রোল, শাখা, ফোন নম্বর, ভর্তির তারিখ। একবার লিখলেই হবে, খুঁজলে কয়েক সেকেন্ডে পাওয়া যাবে। অষ্টম থেকে নবম শ্রেণিতে উঠলে রেকর্ডও সঙ্গে উঠবে, নতুন করে লিখতে হবে না।

২. বেতন ও বকেয়া। মাসিক বেতন, পরীক্ষার ফি, সেশন ফি। কে দিয়েছে, কে দেয়নি, শ্রেণি আর মাস ধরে দেখা যাবে। কাউকে হাতে কলাম যোগ করতে হবে না।

৩. ক্লাস রুটিন। কোন শিক্ষক কোন পিরিয়ডে কোন ক্লাস নেবেন। ছোট মনে হয়, যতক্ষণ না কোনো শিক্ষক অনুপস্থিত থাকেন আর অফিসকে দিনের রুটিন বদলাতে হয়।

৪. পরীক্ষা ও ফলাফল। বিষয়ভিত্তিক নম্বর একবার দিলে গ্রেড আর জিপিএ সফটওয়্যার নিজেই হিসাব করবে, আর প্রিন্ট করার মতো ফলাফল শিট দেবে।

এর বাইরে অভিভাবকদের এসএমএস, অনলাইন ভর্তি বা প্যারেন্ট অ্যাপ কাজের, তবে দ্বিতীয় ধাপের। কোনো বিক্রেতা যদি এসব দিয়ে শুরু করেন আর মূল চারটা নিয়ে অস্পষ্ট থাকেন, সাবধান থাকুন।

কেনার আগে যা জিজ্ঞেস করবেন

বাংলায় চলে তো? প্রতিদিন সফটওয়্যার চালান সাধারণত অফিস সহকারী বা হিসাবরক্ষক, প্রধান শিক্ষক নন। স্ক্রিন শুধু ইংরেজিতে হলে মাসখানেকের মধ্যে খাতা ফিরে আসবে।

পুরনো তথ্য কে তুলবে? ৫০০ শিক্ষার্থীর স্কুলে ৫০০টা রেকর্ড সরাতে হবে। বিক্রেতা আপনার এক্সেল বা খাতার তথ্য নিজে তুলে দেবেন কি না, আর তার জন্য আলাদা টাকা লাগবে কি না, জেনে নিন।

তথ্য কোথায় থাকে, কে দেখতে পারে? প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের তথ্য অন্য সব গ্রাহকের তথ্য থেকে আলাদা থাকা উচিত। ব্যাকআপ কীভাবে হয়, আর টাকা দেওয়া বন্ধ করলে তথ্যের কী হবে, জিজ্ঞেস করুন।

কেউ স্কুলে আসতে পারবেন? ছোট প্রশ্নের জন্য ফোনই যথেষ্ট। কিন্তু সেটআপ আর প্রশিক্ষণের জন্য কেউ সরাসরি এলে কয়েক সপ্তাহ বাঁচে।

দাম কীভাবে? মাসিক, ছয় মাস না বছরে? শিক্ষার্থী প্রতি না একসঙ্গে? শুরু করার আগে টাকার অঙ্কটা লিখিত নিন।

প্রতিভা বাস্তবে কীভাবে চলছে

প্রতিভা আমরা বানিয়েছি সৈয়দপুরে, আশেপাশের স্কুল আর প্রশিক্ষণ কেন্দ্রের সঙ্গে কাজ করে। এটা আমাদের অন্য সফটওয়্যারগুলোর একই ইঞ্জিনে চলে, আর প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের তথ্য থাকে আলাদা জায়গায়।

এখন তিনটি প্রতিষ্ঠান প্রতিভা ব্যবহার করছে:

সব মিলিয়ে ১,৩৩৮ জন। তিনটি প্রতিষ্ঠান বেশ আলাদা। প্রশিক্ষণ কেন্দ্রে ছোট কোর্স চলে, কয়েক মাস পরপর নতুন ব্যাচ। ডিগ্রি কলেজে সেশন আর বিষয়। সরকারি বালিকা বিদ্যালয়ে নির্দিষ্ট শ্রেণি আর শাখা। প্রতিভায় প্রতিটি ধরনের জন্য আলাদা টেমপ্লেট আছে, তাই প্রশিক্ষণ কেন্দ্রকে তার ব্যাচকে শ্রেণি বানিয়ে চালাতে হয় না।

তিন জায়গাতেই প্রথম কাজ ছিল শিক্ষার্থীদের তথ্য তোলা। অফিসের কর্মীদের দিয়ে নতুন করে টাইপ না করিয়ে আমরা আগের তালিকা ইমপোর্ট করেছি। এরপর নতুন ভর্তি কর্মীরা নিজেরাই যোগ করেন।

একজন প্রধান শিক্ষককে আমরা যা বলব

সব একসঙ্গে না, আগে শিক্ষার্থীর তথ্য। সবাইকে সফটওয়্যারে তুলুন আর খাতার সঙ্গে মিলিয়ে দেখুন। কর্মীরা তালিকায় ভরসা পেলে বেতন যোগ করুন। ফলাফল আসবে শেষে, পরের পরীক্ষার আগে।

একজনকে দায়িত্ব দিন। যেসব স্কুলে সফটওয়্যার ভালো চলে, সেখানে একজন কর্মী সবচেয়ে ভালো জানেন আর বাকিরা তাঁকে জিজ্ঞেস করেন। প্রথম দিনেই সেই মানুষটিকে বেছে নিন, প্রশিক্ষণ যেন তিনি পান।

এক টার্ম খাতাও রাখুন। সংখ্যা না মেলা পর্যন্ত দুটো একসঙ্গে চালান। মিলে গেলে খাতা বন্ধ।

এক্সপোর্ট চেয়ে নিন। যেকোনো সময় শিক্ষার্থী আর বকেয়ার তালিকা স্প্রেডশিট হিসেবে নামাতে পারা উচিত। না পারলে আপনার তথ্য আটকে গেল।

সাধারণ দুশ্চিন্তা

“আমাদের শিক্ষকরা কম্পিউটারে অভ্যস্ত নন।” প্রতিদিনের বেশিরভাগ কাজ করেন অফিসের এক-দুজন, সব শিক্ষক নন। বাংলা স্ক্রিন আর সরাসরি প্রশিক্ষণে এর বেশিরভাগ মিটে যায়।

“ইন্টারনেট না থাকলে?” প্রতিভা ব্রাউজারে চলে, ইন্টারনেট লাগে। আমাদের সঙ্গে কাজ করা বেশিরভাগ স্কুল ব্যাকআপ হিসেবে মোবাইল ডেটা রাখে।

“ছোট স্কুলের জন্য কি দরকার?” একশোর কম শিক্ষার্থী আর একজন মানুষ সব মাথায় রাখলে হয়তো এখনই না। কয়েকশো শিক্ষার্থী হলে, বা যিনি সব জানেন তিনি এক সপ্তাহ ছুটিতে গেলে, প্রয়োজনটা পরিষ্কার হয়ে যায়।

পরের ধাপ

আপনি যদি স্কুল, কলেজ বা প্রশিক্ষণ কেন্দ্র চালান আর নিজের শ্রেণি কাঠামো দিয়ে প্রতিভা দেখতে চান, যোগাযোগ করুন অথবা প্রতিভার পাতা দেখুন। সাধারণ ডেমো নয়, আপনার শ্রেণিগুলো দিয়েই ডেমো সাজিয়ে দেব, আর দাম শুরুতেই জানিয়ে দেব।